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Question-réponse

Dossier administratif d'un agent public : quelles sont les règles de gestion ?

Vérifié le 15/10/2019 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Le dossier individuel d'un agent public réunit tous les documents relatifs à sa situation administrative et à l'évolution de sa carrière. Il peut être géré sur support électronique. Tout agent peut avoir accès au contenu de son dossier.

Le dossier individuel d'un agent public réunit tous les documents relatifs à sa situation administrative et à l'évolution de sa carrière (état civil, arrêtés de nomination, de titularisation, d'avancement d'échelon, etc.). Ces documents sont enregistrés, numérotés et classés sans discontinuité.

Il est interdit d'y mentionner les opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'agent.

En application du secret médical, aucune information sur la santé de l'agent ne doit non plus y figurer. Seules les suites administratives de l'état de santé peuvent apparaître dans le dossier (arrêté de mise en congé de maladie, avis du comité médical,etc.).

La mention des sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées est également interdite. En revanche, les documents évoquant les faits à l'origine de la sanction ne sont pas retirés.

Le dossier individuel est unique : tous les documents concernant l'agent doivent y être rassemblés. Et l'administration ne doit pas constituer un double du dossier.

Dossier papier ou électronique

Le dossier d'un agent peut être géré sous format papier.

Il peut aussi être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique à partir de documents papier numérisés ou produits directement sous forme électronique.

En cas de coexistence des supports électronique et papier, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l'un des 2 supports, pour que le dossier reste unique.

Passage au dossier électronique

Les conditions de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique sont définies par l'administration, après avis du comité technique.

L'administration fixe la liste des documents, les catégories de personnels concernés et le calendrier de mise en œuvre de cette gestion. Elle fixe notamment la date à partir de laquelle toute nouvelle pièce versée au dossier ne peut l'être que sous format électronique.

Transfert du dossier

En cas de détachement ou de mise à disposition de l'agent, le dossier reste géré par l'administration d'origine. L'administration d'accueil lui transmet les documents établis pendant la période de détachement ou de mise à disposition.

Le dossier est transféré à l'administration d'accueil dans les situations suivantes :

  • Mutation ou intégration dans un nouveau corps ou cadre d'emplois du fonctionnaire
  • Embauche du contractuel par une autre administration.

Si l'administration d'accueil ne gère pas les dossiers de ses agents sous forme électronique, l'administration d'origine créé une copie du dossier électronique de l'agent concerné sur papier.

Le dossier électronique est détruit.

Délai de conservation du dossier

Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée par arrêté pour chaque type de document.

Au départ de l'agent, chaque document fait l'objet d'un archivage intermédiaire ou d'une destruction dans des conditions fixées par arrêté.

L'archivage intermédiaire prend fin aux 80 ans de l'agent.

À la fin de la période d'archivage intermédiaire, les documents sont versés dans un service public d'archives ou éliminés.

L'agent peut à tout moment demander, par écrit, à consulter son dossier. Il n'a pas à motiver sa demande.

En cas de dématérialisation de son dossier, il est informé des conditions dans lesquelles il peut faire valoir ses droits en matière de traitement des données personnelles.

En cas de coexistence d'un support électronique avec un support papier, la demande d'accès et de rectification est valable pour l'ensemble du dossier, quel qu'en soit le support.

L'agent peut demander la rectification d'une information, le retrait ou l'ajout d'un document à son administration, soit lors de la consultation, soit ultérieurement.

Un agent peut ainsi par exemple demander le retrait de son dossier d'une lettre faisant état d'un mandat syndical.

En revanche, un compte-rendu d'entretien entre l'agent et son supérieur hiérarchique concerne la situation administrative de l'agent et doit être versé dans son dossier individuel. Il appartient à l'administration d'informer l'agent que ce document est versé à son dossier. L'agent ne peut pas en demander le retrait, ni la destruction.

L'agent peut demander la copie de son dossier. Si le dossier est sur support électronique, la copie lui est fournie par l'un des moyens suivants :

  • Envoi à son adresse électronique professionnelle ou remise d'un support numérique
  • Remise d'une copie sur support papier conforme à l'original.

La consultation peut avoir lieu pendant le temps de travail, mais l'agent peut emporter la copie de son dossier pour le consulter chez lui.

Pour en savoir plus

  • Copie et extrait d’acte d’état civil

Pour obtenir un extrait ou une copie intégrale d’acte d’état civil, adressez-vous à la mairie où a été enregistré la naissance, le mariage ou le décès.

Vous pouvez effectuer votre demande en ligne sur le site du service public.

Il permet de demander un acte de naissance, de mariage ou de décès auprès de la commune du lieu de l’évènement.
Attention : certaines communes dont la commune de BOUHET ne proposent pas ce téléservice.

Vous pouvez effectuer votre demande en ligne sur le site du service public.

  • Déclaration de Reconnaissance

Lorsque les parents ne sont pas mariés entre eux, la filiation s’établit différemment à l’égard du père et de la mère.

La filiation maternelle est automatiquement établie dès lors que le nom de la mère figure dans l’acte de naissance, alors que la filiation paternelle suppose une démarche de la part du père : il doit reconnaitre son enfant.

La reconnaissance du père peut se faire avant la naissance, lors de la déclaration de naissance et ultérieurement.

Il est possible de s’adresser à n’importe quelle mairie pour reconnaître un enfant.
Il suffit de présenter une pièce d’identité et de faire une déclaration à l’état civil.

L’acte de reconnaissance est rédigé immédiatement par l’officier d’état civil et signé par le parent concerné ou par les deux en cas de reconnaissance conjointe. L’officier d’état civil lui (ou leur) remet une copie de l’acte.

  • Baptême civil

Le baptême républicain (appelé également « baptême civil ») est destiné à faire entrer l’enfant dans la communauté républicaine et à le faire adhérer de manière symbolique aux valeurs républicaines.
Le baptême républicain n’est prévu par aucun texte législatif. Les maires ne sont donc pas tenus de le célébrer et il n’y a pas de cérémonial préétabli.
Il ne s’agit pas d’un acte d’état civil, le maire n’est pas autorisé à l’inscrire sur les registres de l’état civil.
Ainsi, rien n’oblige l’officier d’état civil à recevoir une déclaration de « baptême » ou de « parrainage civil ». Cela ne lui est pas interdit non plus mais les certificats ou documents qu’il délivre pour l’occasion, ainsi que la tenue d’un registre officieux, ne présentent aucune valeur juridique.
L’engagement que prennent les parrains et marraines de suppléer les parents en cas de défaillance ou de disparition n’a qu’une valeur morale. Il est possible de les désigner tuteur par testament ou par déclaration devant notaire.

Pour faire baptiser votre enfant à BOUHET prenez contact avec le secrétariat de la Mairie muni des pièces définies ci-après :
      – Le livret de famille
      – La copie de la carte d’identité du futur parrain
      – La copie de la carte d’identité de la future marraine
      – La fiche de renseignement complétée

  • Mariage

Le mariage est célébré dans la commune où l’un des deux futurs époux a son domicile ou sa résidence établie depuis un mois au moins d’habitation continue à la date de la publication des bans.

Si vous souhaitez vous marier à Bouhet, prenez contact avec le secrétariat de la Mairie qui vous remettra le guide des futurs époux. Ce document vous informera sur la procédure, les droits et les obligations découlant du mariage ainsi que les pièces à fournir pour le montage du dossier.

Pour faciliter vos démarches, la mairie peut se charger de transmettre le livret aux organismes concernés.

Perte, vol ou détérioration
En cas de perte, de vol ou de détérioration, un second livret de famille (un duplicata) peut être demandé exclusivement par les titulaires du livret.
Le livret de famille doit être demandé à la mairie du lieu du domicile du requérant.

En cas de divorce ou de séparation
Si un couple qui possédait un livret de famille se sépare, il est possible d’en demander un second à la mairie du lieu du domicile du requérant afin que chacun en possède un exemplaire.

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